E računovodstvo zajema uporabo programa za vodenje poslovnih knjig, ki deluje v oblaku. Vsi finančni in računovodski podatki so shranjeni na oddaljenih strežnikih, uporabnik pa lahko do podatkov dostopa preko katerekoli elektronske naprave, ki se lahko poveže z internetom.
Podjetnik ali računovodja lahko dostopata v oblak oziroma v spletni program kadarkoli in od kjerkoli. Nenehna dostopnost omogoča bolj ažurno poslovanje in sodelovanje med računovodskim servisom in podjetnikom. Gre za hiter in pregleden pretok informacij. Podjetnik lahko na mobilnem telefonu pogleda, ali je bil določen račun plačan, ali so bili oddani prispevki ali pa pregleda podatke o terjatvah do kupcev.
E računovodstvo brez nameščanja programa na računalnik
Ker spletni program za račune in knjigovodstvo deluje preko interneta, ga ni potrebno nameščati na lokalni računalnik, saj ne gre za klasično programsko opremo. Ponudnik storitve le omogoči dostop do programa, do katerega uporabnik dostopa s svojim uporabniškim imenom in geslom. Minimax pa nudi tudi brezplačno mobilno aplikacijo, preko katere lahko podjetnik pošlje račun v sistem.
Prednost uporabe spletnega knjigovodstva je tudi v tem, da na računalniku ni potrebno posebej nameščati nadgradenj programa. Ko se računovodja prijavi v sistem, je le-ta že pripravljen za delo v novi verziji oziroma v zadnji različici. Za vse nadgradnje poskrbi ponudnik.
Program za račune v mesečnem najemu
Pred uporabo novih tehnologij je bilo potrebno program namestiti na računalnik, za kar so poskrbeli informatiki. Običajno so bili programi na CD-jih, ki so jih vstavili v gonilnik in namestili na računalnik. Na drugi strani pa e računovodstvo ne zajema nakupa spletnih programov, saj uporabnik plačuje le mesečni najem za uporabo.
V mesečni najem so poleg uporabe sistema za vodenje poslovnih knjig vključene tudi druge storitve, kot je tehnična podpora uporabnikom, vse potrebne nadgradnje, vzdrževanje sistema ter posodabljanje obračunskih podatkov za plače in druge obračune, ki jih program črpa iz javne baze podatkov ali pa jih sistemski administratorji ponudnika vnašajo v sistem.
Knjigovodstvo v oblaku varuje finančne podatke
Podjetje SAOP zagotavlja najvišjo stopnjo varnosti finančnih in drugih knjigovodskih podatkov, ki se nahajajo v oblaku oziroma na njihovih zmogljivih strežnikih. Sodobne tehnologije omogočajo varen prenos podatkov preko interneta, ki poteka od uporabnika sistema do strežnika in obratno.
Da bi e računovodstvo zagotovilo maksimalno stopnjo varnosti prenosa podatkov, za to uporablja najboljše metode kriptiranja. Zaradi tega ne prihaja do zlorabe podatkov, saj jih tretje osebe ne morejo prestreči. Četudi bi jih prestregli, pa so podatki zanje neuporabni, saj so kriptirani oziroma šifrirani.